Financial Accounting Standards Board (FASB)

Financial Accounting Standards Board (FASB) hat internationale Bedeutung

Das privatrechtlich aufgestellte Gremium Financial Accounting Standards Board gibt es seit 1973, ihr Standort ist in Norwalk, US-Bundesstaat Connecticut. Das unabhängige Leitungsgremium FASB wird überwiegend durch Unternehmensabgaben finanziert, dessen Höhe nach der Marktkapitalisierung (Börsenwert) des jeweiligen Unternehmens bemessen ist. Dem Financial Accounting Standards Board gehören fünf hauptberufliche Mitglieder mit hoher fachlicher Qualifikation, die aus den Bereichen Industrie, Wissenschaft (Universitäten) und Wirtschaftsprüfung kommen, sowie über sechzig Mitarbeiter an. Die gewählten Vollzeitmitglieder sind für das FASB zwei bis fünf Jahre hauptberuflich tätig, während ihrer Amtszeit dürfen die Board-Mitglieder aus Unabhängigkeitsgründen keiner weiteren beruflichen Tätigkeit nachgehen. Das Wirken des Financial Accounting Standards Board ist geprägt von Zusammenarbeit mit diversen Organisationen, Gremien, Vorstandsvorsitzenden, Finanzvorständen sowie mit Partnern von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Unterstützung erhält das FASB zusätzlich von Experten für Jahresabschlüsse und Rechnungslegung, wiederum aus den Bereichen Industrie, Wissenschaft, Wirtschaftsprüfung, sowie von denen, die Finanzanalysen inklusive Chartanalysen erstellen.

Seit ihrem Bestehen sieht das Financial Accounting Standards Board ihre Aufgabe darin, Normen, Standards, Interpretationen bei der Rechnungslegung für private Unternehmen zu erarbeiten, festzulegen und weiterzuentwickeln. Waren diese Standards noch bis Beginn des zweiten Jahrtausends durch eine Vielzahl unterschiedlicher Normen gekennzeichnet, übernahm das Financial Accounting Standards Board selbst die Aufgabe, Rechnungslegung beziehungsweise Jahresabschluss zu systematisieren. Herausgekommen sind die als Accounting Standards Codification (FASB ASC) zusammengefassten, seit 2009 alleiniger Ursprung der als US-GAAP geltenden Verfahrensweisen der Rechnungslegung, wie die IFRS auch mit internationaler Bedeutung. (US-GAAP = „Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze der Vereinigten Staaten“; IFRS = internationale Rechnungslegungsvorschriften für kaitalmarktorientierte Unternehmen)

Aus der Anerkennung durch die SEC (US-Börsenaufsichtsbehörde) begründet sich für börsennotierte Unternehmen eine unabdingbare Anwendung der IFRS-Standards oder der vom Financial Accounting Standards Board (FASB) herausgegebenen Rechnungslegungsvorschriften.

Finance Leasing (Finanzierungsleasing)

Finance Leasing charakterisiert eine bestimmte Vertragsformalität

Wird Leasing nach Art der Vertragsgestaltung, also hinsichtlich bestimmter Formalitäten erklärt, unterscheiden sich Operate und Finance Leasing. Letzteres ist gleichbedeutend mit dem deutschsprachigen Ausdruck Finanzierungsleasing. Entscheidendes Merkmal im Finance Leasing ist das stets vom Leasingnehmer getragene Investitionsrisiko (Verlustgefahren bei der jeweiligen Investition). Im Operate Leasing hat selbiges immer der Leasinggeber, allerdings überwiegen bei diesen Verträge kurze bis mittelfristige Laufzeiten. Wichtiges Unterscheidungsmerkmal zwischen Operate und Finance Leasing sind überdies Regelungen zur Grundmietzeit eines beliebigen Leasingobjekts.

Typische Vertragsformalität beim Finance Leasing ist eine nicht kündbare Grundmietzeit. Nach Ablauf der unkündbaren Grundmietzeit des Leasingobjekts hat der Leasingnehmer in der Regel die Wahl zwischen Verlängerung des Vertrags oder einer Kaufoption. Für die Leasinggesellschaft stellt sich Finance Leasing so dar, dass sie kein Interesse am Rückerhalt des Leasingobjekts hat. Infolgedessen sollte die Grundmietzeit zur Amortisation des Leasingobjekts beim Leasinggeber ausreichen, bleibt ein geringfügiger Restwert, ist dies eine Teilamortisation des Leasingobjekts. Erfüllt ein Unternehmen die Kaufoption aufs geleaste Anlagevermögen, werden gezahlte Leasingraten angerechnet, sodass die Sache zum Restwert erworben werden kann.

Beim Finance Leasing wird das Investitionsrisiko, wie bereits erwähnt, auf den Leasingnehmer übertragen, das heißt, er muss etwaige Kosten für Pflege, Wartung, Reparaturen am Leasingobjekt, auch eventuelle Versicherungen tragen. Der Geber hat das Kreditrisiko, ihm obliegt außerdem die Kapitalbeschaffung, um für Leasing verwendete Güter zu kaufen. Finance Leasing berührt in Unternehmen, die Anlagevermögen leasen, und bei den Leasinggesellschaften Fragen der Finanzierung, Bilanzierung, Wirtschaftsprüfung, des Rechnungswesens, Steuerrechts, Marketings und der Preispolitik.

Im Gegensatz zu bundesdeutscher Bilanzierung sowie inländischem Steuerrecht bestehen in Rechnungslegungsvorschriften für Leasingverträge nach IFRS (internationale Standards) eindeutige Abgrenzungen. Danach wird Finance Leasing wirtschaftlich als Finanzierungskauf, ähnlich dem Ratenkauf, gewertet, Operate Leasing als reines Mietverhältnis.

Girokonto Vergleich

Girokonto Vergleich – 5 Tipps rund um das Konto


 Haben Sie die Sorge, dass Sie bei der Auswahl Ihres Girokontos entscheidende Fehler machen könnten? Keine Sorge, mit unseren fünf Tipps rund um den Girokonto Vergleich kann gar nichts mehr schief gehen:

1. Mindestgeldeingang am Girokonto vermeiden

Häufig ist die Gebührenfreiheit eines Girokontos an einen bestimmten Mindestgeldeingang verbunden. Vermeiden Sie solche Bedingungen, denn sonst wird es schnell teuer, wenn Sie das Girokonto einmal nicht mehr als Gehaltskonto verwenden.

2. Guthabenverzinsung sichern

Immer mehr Girokonten bieten eine Guthabenverzinsung, was früher undenkbar gewesen wäre. Vergleichen Sie hier genau, denn nur dann erhalten Sie bestimmt auch die besten Konditionen.

3. Inklusivleistungen

Werfen Sie einen Blick in die Bedingungen der ausgewählten Bank. Welche Leistungen sind inklusive? Schauen Sie dabei besonders auf die Leistungen, die Sie im Alltag häufig in Anspruch nehmen wollen, beispielsweise die Nutzung einer EC-Karte, die Durchführung von Überweisungen oder die Abholung der Kontoauszüge am Automaten. Besonders in diesen Bereichen gibt es häufig Einschränkungen, die sich später im Alltag als unpraktisch herausstellen.

4. Sollzinsen nicht zu hoch

Wenn Sie Ihr Konto nie überziehen, sind die Sollzinsen bzw. die Zinsen für den Dispositionskredit für Sie nicht relevant. Die meisten Bankkunden möchten sich diese Möglichkeit aber immerhin vorbehalten. In diesem Fall sollten Sie darauf achten, dass die Überziehungszinsen nicht zu hoch ausfallen, denn sonst wird selbst eine kurzfristige Kontoüberziehung schnell zur Kostenfalle.

5. Verfügbare Kreditkarte

Viele Girokonto-Anbieter begeistern mit einer gratis Kreditkarte. Nutzen Sie diese aber nicht blind, sondern informieren Sie sich zunächst über die Gebührenstruktur. Sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie plötzlich teure Gebühren schon alleine für normale Bezahlvorgänge bezahlen.

European Free Trade Association

European Free Trade Association versus Europäische Gemeinschaften

Sieben dem sogenannten äußeren Westeuropa angehörende Staaten gründeten im Jahr 1960 als Gegengewicht zu den Europäischen Wirtschaftsgemeinschaften der sechs sogenannten inneren westeuropäischen Staaten die European Free Trade Association. Oberstes Ziel der internationalen Organisation EFTA war die Installierung einer kleinen Freihandelszone zwischen den Gründungsmitgliedern Großbritannien, Schweden, Dänemark, Norwegen, Portugal, Österreich, der Schweiz sowie Finnland und den Färöer (assoziierte Mitglieder).

Insbesondere Großbritannien favorisierte zum damaligen Zeitpunkt die European Free Trade Association (EFTA). Das Vereinigte Königreich verfolgte, unter anderem aufgrund des Commonwealth, über europäische Grenzen hinausgehende, eher weltweite Wirtschaftsziele, war also an europäischem Binnenhandel weniger interessiert. Schweden, Österreich, die Schweiz wollten ihre politische Neutralität bewahren, was innerhalb der EFTA möglich war und den verbliebenen Mitgliedern bis heute ist.

Die European Free Trade Association hat durch den Abbau von Handelshindernissen wie Zollschranken, Ein-, Ausfuhrkontingenten die wirtschaftliche Zusammenarbeit zwischen den Staaten erleichtert. Eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber den anderen Europäischen Gemeinschaften einzunehmen, gelang der European Free Trade Association hingegen nicht. Ursache dafür war das schnellere Wirtschaftswachstum in den Ländern der EWG, die 1992 mit dem Vertrag von Maastricht in der EU (Europäische Union) aufgingen. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits mehrere einstige Gründungsmitglieder der EFTA zur EWG übergetreten, weil sie ansonsten eine politische Isolation befürchteten, zudem die Notwendigkeit gemeinsamer Wirtschaftspolitik anerkannten. Großbritannien und Dänemark traten 1973, Portugal 1986, Schweden, Finnland, Österreich 1995 aus der European Free Trade Association aus und wurden Mitglied der EWG beziehungsweise EU. Seitdem gehören Norwegen, die Schweiz, Liechtenstein und Island der European Free Trade Association (EFTA) an, deren Stellenwert als Europäische Freihandelszone vergleichsweise unbedeutend ist.

Euro-Kredit

Euro-Kredite innerhalb wie außerhalb der Euro-Zone

Ein sogenannter Euro-Kredit umschreibt keine speziellen Kreditvertragsbedingungen, Rechtsvorschriften, Rechte oder Pflichten eines Kreditgebers wie Kreditnehmers, keine außergewöhnliche Finanzierungsart oder Besonderheiten bei der Kreditvergabe. Die Bezeichnung Euro-Kredit gibt lediglich über die Währung Auskunft, weshalb der Begriff ausschließlich umgangssprachliche Anwendung findet. In manchen Wirtschaftslexika wird Euro-Kredit der Vollständigkeit halber ins Glossar aufgenommen und als Eurogeldmarkt-Kredit definiert, was im Übrigen gleichermaßen dem hier erläuterten ausschließlich die Art der Währung für kurz- bis mittelfristigen Kredit ausdrückt. Ebenso wenig wie Euro-Kredit gibt es im professionellen Sprachgebrauch den Begriff Euro-Banken. Denn selbst als Kategorien wie Euro-Zone oder Euroland, Euribor, internationale Finanzmärkte, Globalisierung, Finanz- und Wirtschaftskrise noch nicht so brisant wie gegenwärtig klangen, gab (und gibt) es keine Kreditinstitute, die ausschließlich mit Euro handeln würden. Ähnlich dem Euro-Kredit, der allein die Währungsart aussagt, beschreibt der ebenso irreführende Ausdruck Euro-Banken im Höchstfall den Standort eines Kreditinstituts.

Schlussfolgernd kann festgestellt werden, dass jede Privatperson oder Wirtschaftseinheit mit Unternehmensstandort beziehungsweise Wohnsitz in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Wirtschafts- und Währungsunion die Gebrauchsüberlassung von Geld gegen Bezahlung vertraglich vereinbarter Zinsen immer dann als Euro-Kredit in Anspruch nimmt, wenn keine Fremdwährung dafür genutzt wird. Zu beachten gilt: Unterschied zwischen Europäische Union (EU) sowie Europäische Wirtschafts- und Währungsunion.

Privatpersonen, Unternehmen, Konzerne, die außerhalb des Euro-Raumes ansässig sind, haben natürlich jederzeit Möglichkeiten, einen Euro-Kredit aufzunehmen. Aus Sicht der Staaten außerhalb des EU-Raums ist der sogenannte Euro-Kredit dann logischerweise ein Fremdwährungskredit. Außerhalb des Euro-Raums gibt es jedoch Euro-Zonen im weiteren Sinne, die auf bestimmte Abkommen beruhen sowie den Euro an Währungskörben, festen oder Wechselkursen zur eigenen, inländischen Währung gebunden haben. Auch hier sind Fremdwährungs- und Euro-Kredit verfügbar.

Equipment-Leasing

Equipment-Leasing: Eins von diversen, unterschiedlichen Leasinggeschäften

Werden Gegenstände des Anlagevermögens bis hin zu Grundstücken, Gebäuden und ganzen Industrieanlagen sowie Konsumgüter im Bereich Privathaushalte gegen Entgelt gemietet, spricht man gemeinhin vom Leasing. Dabei ist Equipment-Leasing eines von diversen unterschiedlichen Leasinggeschäftsmodellen, die als eine spezielle Form der Miete gelten. Für Leasing im Allgemeinen und daraus folgend für Equipment-Leasing im Besonderen gibt es keine einheitliche Begriffsdefinition. Auch die Behandlung geleaster Wirtschaftsgüter hinsichtlich Bilanzierung, handels- wie steuerrechtlichen Grundsätzen unterliegt keinen generell gültigen Regelungen, weshalb stets die Einzelfallbetrachtung maßgeblich ist.

Equipment-Leasing beinhaltet als Leasinggegenstand sogenannte Mobilien. Im Gegensatz zu den Immobilien (unbewegliche Sachen) handelt es sich bei Mobilien um sämtliche beweglichen Sachen in Unternehmen, die kein Grundstück oder Bestandteil eines Grundstücks sind. Dementsprechend können es also alle zu den GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) beziehungsweise BGA (Betriebs- und Geschäftsausstattung) gehörenden Ausrüstungen (Equipment) sein. Gegenstände des Equipment-Leasings sind darüber hinaus auch Ladeneinrichtungen, Transport- und Baumaschinen. In der Filmbranche oder für Videoaufnahmen können benötigte Ausrüstungsgegenstände von „A“ wie Anzug bis „Z“ wie jegliches Zubehör einschließlich Kameras geleast werden. In seiner Erscheinungsform gehört Equipment-Leasing überwiegend zum gewerblichen Leasing, dem ein Vertrag, Leasing-Geber und Leasing-Nehmer zugrunde liegen.

Im Übrigen treffen jegliche Aussagen zu Leasing auch auf Equipment-Leasing zu. Zum Beispiel hinsichtlich direktem oder indirektem Leasing, Vorteile / Nachteile von Leasingverträgen, Rechtsgrundlagen, Vertragsbestandteile (Grundmietzeit, Leasingraten, Wartungsvereinbarungen, etc.) sowie betriebswirtschaftliche Einordnungen, Investitionsrisiko und Bedeutung als Finanzierungsalternative zum Kredit. Auch beim Equipment-Leasing besteht am Ende der Vertragslaufzeit die Kauf- oder Rückgabemöglichkeit des Leasinggegenstands.

Electronic Data Interchange (EDI)

EDI revolutionierte betriebsinterne Geschäftsprozesse über Unternehmensgrenzen hinweg

In deutscher Übersetzung heißt „Interchange“ Austausch. Somit lässt sich der Begriff Electronic Data Interchange (EDI) problemlos als elektronischer Datenaustausch definieren. An der theoretischen Darstellung des technischen Funktionierens von Electronic Data Interchange in verständlicher Form auch für Nichtprofis haben sich schon viele Experten mit mehr oder weniger Erfolg versucht. Wichtig zu wissen ist jedenfalls, dass mittels EDI eine Datenübertragung in Echtzeit vom absendenden Computer zum empfangenden PC, respektive Rechenzentrum, zwischen Anwendungssoftware verschiedenartiger Unternehmen und Institutionen stattfindet. Der auf einem Electronic Data Interchange basierende elektronische Datenaustausch hat formatierte Strukturen, die im Rechensystem des jeweiligen Empfängers zudem eine betriebsinterne Weiterverarbeitung ermöglichen. Mit EDI wurde insbesondere der papiergestützte verwaltungstechnische Arbeitsaufwand im Rechnungswesen, bei der Materialplanung und der gesamten Auftragsabwicklung geradezu revolutioniert. Grundvoraussetzung für die Anwendung von Electronic Data Interchange ist logischerweise, dass die bedarfsentsprechende EDI-Software im Unternehmen sowie bei sämtlichen Partnern genügend Integrationstiefe ausweist. Dann können Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, also vorrangig arbeitsaufwendige Papierdokumente oder -formulare nun per Electronic Data Interchange übermittelt und bearbeitet werden, der Transaktionsfluss beschleunigt sich gegenüber konventioneller Bearbeitung und Postversand.

Charakteristisch für Electronic Data Interchange (EDI) sind nach einheitlichen, teils internationalen Standards strukturierte und formatierte Übertragungsmöglichkeiten, die sowohl branchenspezifische als auch branchenübergreifende Anforderungen erfüllen können. Bedeutendes Beispiel eines branchenübergreifenden EDI-Datenübertragungsstandards ist EDIFACT: Von einer UN-Einrichtung, die sich mit Handelserleichterungen und elektronischen Geschäftsprozessen befasst, initiiert, entwickelten sich aus der Electronic Data Interchange EDIFACT spezielle branchenspezifische Datenübertragungsformate für Transaktionen und Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Diese werden als EDI-Software beispielsweise in der Konsumgüterindustrie (EANCOM), Hightech-Industrie mit B2B-Standards (EDIFICE), Baubranche, Textilindustrie, Versicherungswirtschaft, etc. eingesetzt. Herstellerunabhängiger Datentransfer, schneller Informationsfluss, dadurch verkürzte Bearbeitungszeiten, automatische Weiterverarbeitung eingehender Daten, kaum Erfassungsfehler oder Datenmehrfacherfassung sind wesentliche Vorteile der Electronic Data Interchange (EDI).

ERP-Programm

ERP-Programm: Durchführen automatisierter Geschäftsprozesse mit informations- & kommunikationstechnologischer Anwendersoftware

Konzepten des eBusiness kann sich kaum ein Unternehmen mehr entziehen, wenn es erfolgreich am Markt bestehen möchte. Egal in welcher Größenordnung oder Branche: Ein komplexes oder Teilmodule eines ERP-Programms unterstützen unternehmerische Aufgaben hinsichtlich des möglichst effizienten Betriebsablaufs. Die Steuerung diverse Geschäftsprozesse wird durch den Einsatz von passgenau aufs Unternehmen zugeschnittenen ERP-Lösungen optimiert, was eine vielschichtige Kostensenkung mit sich bringt. Die fünf weltweit bedeutendsten Anbieter von ERP-Programmen beziehungsweise ERP-Systemen sind SAP (auch in Deutschland Marktführer), Oracle, Sage, Infor und Microsoft.

Branche, Leistungs-, Funktionsumfang sowie zum Einsatz kommende Technologien (Betriebssysteme, Datenbanken, etc.) sind hauptsächliche Unterscheidungsmerkmale bei ERP-Programmen. Anwendungssoftware in Form von Modulen gibt es für unterschiedlichste Unternehmensbereiche wie Materialwirtschaft, einschließlich Beschaffung und Lagerhaltung, Anlagenwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Marketing, Finanz-, Rechnungs-, Personalwesen, Controlling oder Stammdatenverwaltung. Innerhalb des ERP-Programms sind sämtliche gewählten Module über eine Datenbasis miteinander verbunden. Experten verweisen auf den bedeutenden Umstand, dass Unternehmen, die auf der Grundlage eines ERP-Programms automatisierbare Geschäftsprozesse im Betriebsablauf perfektionieren, sich intensiver der eigentlichen Kernkompetenz ihres Tuns zuwenden können. Anfänglich hohe Investitionskosten amortisieren sich vollständig, außerdem stellen immer mehr verfügbare, sogenannte freie ERP-Programme beziehungsweise ERP-Systeme für Neueinsteiger oder kleine bis mittlere Unternehmen eine preisgünstigere Alternative dar (Open Source).

In Großunternehmen und Konzernen verbindet das ausgewählte ERP-Programm Muttergesellschaft mit Tochterunternehmen, Filialen, Zweigniederlassungen, Nebenstellen und bezieht auf Wunsch außerdem auch externe Wirtschaftseinheiten ein, beispielsweise potenzielle Lieferanten oder/und Kunden. Die großen Anbieter von ERP-Programmen haben teilstandardisierte Branchenlösungen für jeden sich stark voneinander unterscheidenden Wirtschaftszweig. Weiterentwickelte Teilpakete sind als Anwendersoftware jeweils auf die spezielle Branche zugeschnitten. Freie Software für ein ERP-Programm ist selbst installierbar, allerdings sollten Konditionen bei Haftung, Wartung, Service, Weiterentwicklungen beachtet werden.

E-Procurement

E-Procurement: Kostengünstige Organisierung des Einkaufs

Die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen kann beim E-Procurement über geschlossene, halboffene oder offene Systeme in digitalen Netzwerken erfolgen. Es ist eine kostengünstige Organisierung des Waren-, Rohstoffe-, Materialeinkaufs sowie weiterer Güter des Sachanlagevermögens. Zudem werden auch Dienstleistungen mittels E-Procurement zwischen Anbieter und Beschaffer verhandelt, beispielsweise im Bereich Ausschreibungen zur Vergabe von Aufträgen unterschiedlichster Art. Die Verbindlichkeit eines Angebots wird durch elektronische Signatur des Anbieters letztendlich rechtsgültig.

E-Procurement ist mit verschiedenen Standards ausgestattet, darüber hinaus gibt es diverse branchenspezifische Lösungen, die als EDI bezeichnete Technologie den elektronischen Datenaustausch zwischen zweierlei oder mehr Wirtschaftseinheiten managen. E-Procurement kann neben der unmittelbaren Einkaufstätigkeit in Form einer Bestellung von Gütern oder der gewünschten Dienstleistung weitere Bestandteile des strategischen Beschaffungsprozesses einschließen. Dazu gehören je nach eingesetzter Technologie für E-Procurement Lieferbereitschaft, Bestellüberwachung, Rabattsystem, Statistiken und insbesondere die oftmals schon integrierte Rechnungsstellung inklusive Zahlungskonditionen (Internet-Bezahlsysteme, Einzugsermächtigungs- oder Abbuchungsverfahren).

Die am weitesten verbreitete Struktur für E-Procurement im Bereich der Privathaushalte sind Online-Shops oder Online-Kataloge von vielerlei Handelshäusern, Handwerksbetrieben und anderen Gewerbetreibenden (Eventagenturen, Partnervermittlungen, Software-Anbieter, etc.). Im Geschäftsbereich ist E-Procurement ungleich vielfältiger. Die Beschaffung von Büromaterial, Computerzubehör und dergleichen auf webbasierten Produktkatalogen eines bewährten Stammlieferanten ist der vergleichsweise einfache Typ für E-Procurement.

Einkaufsverbünde wie EK/servicegroup eG, eine der größten europäischen Handelskooperationen mit Hauptsitz in Bielefeld, oder die ElectronicPartner SE (EP-Fachhändler) im Bereich Unterhaltungselektronik bieten E-Procurement als professionelle Beschaffungstechnologielösungen mit gesicherten Zugängen per Extranet oder Intranet.

Je nach Unternehmensausrichtung tragen Anbieter oder Beschaffer etwaige Investitionskosten für Projekte des E-Procurements. In der Automobilindustrie wurden lange Zeit Zulieferer mit nicht unerheblichen Investitionskosten für die Anschaffung technischer Voraussetzungen für E-Procurement belastet, gegenwärtig ist WebEDI eine kostengünstigere Alternative, die vor allem kleine bis mittlere Betriebe nutzen.

Dokumenten-Management-System

Dokumenten-Management-Systeme erledigen die Schriftstücke-Verwaltung

Im Prinzip stellt jeder in einem Rechnernetz arbeitende Dateiserver bereits ein vereinfachtes Dokumenten-Management-System dar, welches hier jedoch versierten Computerexperten eher als Dateisystem bekannt ist. Diese anschauliche Ablageorganisation auf einem Datenträger des Computers, weitgehend Bestandteil des Betriebssystems, beinhaltet grundlegende Eigenschaften, die auch in einem Dokumenten-Management-System vorzufinden sind. Allerdings verfügt selbiges über weit mehr Informationsfelder, die verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel umfassen. Beim Dokumenten-Management-System kommen beispielsweise Bürokommunikation, Verwaltung von Arbeitsabläufen, Metadatenverwaltung, Groupware, visualisierte Ordnungsstrukturen für Index-gestützte Dokumentensuche mittels mehrdimensionaler Klassifizierung durch Deskriptoren (Schlagwörter), automatischer Dokumentenverteiler, elektronische Archivierung infrage.

Mittels Dokumenten-Management-System haben mehrere Benutzer gleichzeitig direkten Zugriff auf ein Dokument, die Zugriffsberechtigungen werden geprüft und verwaltet. Herkömmliche Schriftstücke in Papierform, auch Eingangspost oder Akten, können durch Scannen digitalisiert und so dem Dokumenten-Management-System zugeführt werden. Solcherart Verwaltungsaufwand betreiben vorrangig Unternehmen mit großen Datenbeständen, Behörden, bedeutende Bibliotheken, Forschungsinstitute, Versicherungen, Konzerne, etc.

Charakteristisch für ein Dokumenten-Management-System ist das Verfügen über beliebige Felder für Metadaten im jeweiligen Datensatz eines digitalisierten Schriftstücks. Beispiele: Versionsverwaltung, Benutzer-Kennung, Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Dokumentenvernichtung. Innerhalb eines Unternehmens werden digitalisierte Schriftstücke bedarfsweise elektronisch signiert, regelbasiert weitergeleitet, archiviert, einschließlich E-Mail-Archivierung, und können jederzeit von mehreren Zugriffsberechtigten gleichzeitig genutzt werden. Häufig eingesetzte Speichermedien sind beim Dokumenten-Management-System optische Datenträger.