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Personalplanung

Richtige Personalplanung sichert Verwirklichung der Unternehmensziele

Das Personalwesen ist ein umfassendes betriebswirtschaftliches Fachgebiet, in dem die Personalplanung als Teilbereich der Personalführung zu den Kernaufgaben der Unternehmenspolitik (strategisches Management) gehört. Neben Personalplanung sind Personalentwicklung einschließlich Aus-, Weiterbildung sowie Informations- und Wissensmanagement Leistungsanforderungen für Personalführung in Unternehmen. Die Personalverwaltung, zweite grundlegende Hauptfunktion des Personalwesens, setzt sich aus Personalbeschaffung (Personalmarketing), Personaleinsatz, Personalcontrolling, Personalkosten und Arbeitsrecht zusammen, wobei Personalplanung mannigfaltig auch diese Teilbereiche berührt. Beispielsweise sollten der Bedarf, die Beschaffung, Kosten für geeignete Arbeitskräfte (Arbeitnehmer), ihr sinnvoller Einsatz innerhalb des Unternehmens auf der Grundlage einer aussagekräftigen Personalplanung beruhen.

Fachliteratur definiert den Begriff Personalplanung so: Dem Ziel des Unternehmens entsprechende Mitarbeiter (Arbeitskräfte/Arbeitnehmer) müssen in Qualität (Befähigung) und Quantität (Menge) zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Bei der Personalplanung sind kurz-, mittel-, langfristige Unternehmensziele zu berücksichtigen. Personalplanung sollte idealerweise auf eine fundierte Bedarfsanalyse, progressive Methoden der Personalauswahl, ein modernes Personalinformationssystem (computergestützte Verwaltung von Personaldaten unter Berücksichtigung des Datenschutzes, Personalstatistiken) zurückgreifen können. Personalplanung wird innerhalb der Betriebsökonomie in folgende Teilprozesse gegliedert:

a) Personalbedarf (verfügbare Arbeitskräfte gegenüber den als notwendig erachteten)
b) Personalbeschaffung (Personalmarketing)
c) Personaleinsatz (Stellenbesetzung, Personalleasing)
d) Personalentwicklung (Laufbahnplanung, Begabtenförderung, Aus-, Weiterbildung)
e) Personalfreisetzung (Personalabbau, Teilzeit-, Kurzarbeit, Fluktuation, Sozialplan)

Fließen bei der Personalplanung in am Markt etablierten, gefestigten Unternehmen durchaus langjährige Erfahrungswerte mit ein, sind Dienstleister wie Personalberater, Headhunter, Arbeitsvermittler, Assessment Center denkbare Hilfen für Firmengründer.

Oberstes Ziel jeder Personalplanung ist zweifelsfrei die Kernkompetenz des Arbeitgebers zu erfüllen, egal ob es sich um Produktionsstätten oder Dienstleistungsunternehmen handelt. Innerhalb der Rechtsnormen streifen Themen aus Privat-, Arbeitsrecht, Betriebsverfassung (BetrVG), Arbeitsschutz, betriebliche Altersvorsorge, etwaige Gewinnbeteiligung auch die Personalplanung.

Personalbedarfsrechnung

Unter dem Begriff Personalbedarfsrechnung sind verschiedene Maßnahmen zusammengefasst, mithilfe derer der zukünftige Bedarf an Mitarbeitern und Führungskräften in einem Unternehmen ermittel werden kann. Dabei handelt es sich um ein Teilgebiet der Personalplanung sowie ein praktisches Aufgabengebiet der Betriebsführung.

Grundsätzlich wird der Personalbedarf zum einen auf qualitativer, zum anderen auf quantitativer Basis erhoben. Bei der Planung nach Qualität werden die künftigen notwendigen Qualifikationen ermittelt, während bei der Planung nach Quantität lediglich die Anzahl ermittelt wird (meist zu statistischen Zwecken).

Allgemein kann folgende Formel zur Berechnung des Personalbedarfs angewandt werden:

Bz (Zukünftiger Personalbestand) = Ba (aktueller Bestand) + Z (Zugänge) – A (Abgänge)

Entsprechend der Zielsetzung der Rechnung müssen verschiedene Arten von Personalbedarf unterschieden werden. Der durch ausscheidende Mitarbeiter verursachte Bedarf ist der „Ersatzbedarf“. Durch Kündigung, Pensionierung oder Tod frei gewordene Stellen müssen mit neuen Mitarbeitern ersetzt werden. Darüber hinaus gibt es den „Neubedarf“. Er bezeichnet den Bedarf zur Personalerweiterung, der über den momentanen Bestand hinausgeht. Ursächlich können hier Arbeitszeitverkürzungen, Hochkonjunktur oder Erhöhung der Betriebskapazität zugrunde liegen.

Demgegenüber steht die Personaleinschränkung, der sogenannte „Minderbedarf“, der einen Rückgang des Personals bezeichnet, wie er beispielsweise nach Rationalisierungsmaßnahmen oder Strukturkrisen vorkommt. Der gefürchtete Personalüberschuss wird auch als „Freistellungsbedarf“ bezeichnet. Manchmal bleibt einem Unternehmen keine andere Möglichkeit, als Personal abzubauen. So kann dies durch Absatzschwierigkeiten der Fall sein, Betriebsstillegungen, Filialschließung oder Produktionseinschränkung.

Zusätzlich gibt es Arten von Bedarf, die fast nur in bestimmten Berufszweigen vorkommen. So zum Beispiel der „Reservebedarf“, bei dem zusätzlich zum Stammpersonal weitere Mitarbeiter beschäftigt werden müssen, nach denen nur in Notsituationen akuter Bedarf besteht. Bekanntestes Beispiel ist hier die „Rufbereitschaft“ bei der Feuerwehr. Zuletzt gibt es noch den „Zusatzbedarf“, der Personal bezeichnet, welches nur kurzfristig benötigt wird, beispielsweise wegen saisonalem Bedarf wie bei der Weinernte.

Zur Personalbedarfsrechnung an sich gibt es verschiedene Methoden. Die am leichtesten umzusetzende Methode ist das einfache Schätzverfahren, dessen Grundlage der Absatzplan ist. Hier lässt sich der Schätzende rein durch Erfahrung und Intuition leiten. Für aufwändigere Schätzungen werden auch teilweise Expertenbefragungen durchgeführt und verschiedene Simulationstechniken angewandt. In der Praxis wird dieses Verfahren aufgrund seiner Unkompliziertheit meist in kleinen Betrieben genutzt.

Bei der Trendexploratoin werden Zahlenwerte eines längeren, betrieblich stabilen Zeitraumen als Basis genommen und in die Zukunft fortgeschrieben.  Diese Methode eignet sich insbesodnere für Unternehmen, die kontinuierliche Absatz- und Produktionsentwicklungen aufzuweisen haben.

Wenn zwischen verschiedenen Bezugsgrößen (wie der Verkaufsfläche) und dem Personalbedarf ein unmittelbarer und eindeutiger mathematischer Zusammenhang besteht, ist es sinnvoll, auf Regressionsrechnung zurückzugreifen. Hier werden aus der Entwicklung dieser Bezugsgrößen Rückschlüsse auf den zu erwartenden Bedarf an Personal gezogen.

Fluktuation

Unter Fluktuation oder Personalfluktuation versteht man den Austausch von Mitarbeitern in einem Unternehmen, der sich durch die Austritte ergibt. 

Welche Arten der Fluktuation gibt es?
– Natürliche Fluktuation
– Externe Fluktuation
– Interne Fluktuation

 Was sagt eine hohe ungewollte Fluktuation aus?
Offensichtlich gelingt es dem Unternehmen nicht, die Mitarbeiter zu binden. Es muss eine Analyse der Ursachen durchgeführt werden und Mitarbeiterbindung umgesetzt werden.

 Welche Ursachen bzw. Gründe hat eine hohe Fluktuation?
– Alternative auf besseren Job
– Gefühl der Überforderung
– Emotionale Gründe ( Kollegen, Arbeitsklima )
– Fehlende Entwicklungsperspektiven

Diese kurze Auflistung ist keinesfalls vollständig und erschöpfend und soll nur eine Idee der möglichen Ursachen für die Fluktuation geben.

Wann ist eine Fluktuation zu hoch?
Nun muss man die Fluktuation mit der anderer Unternehmen der Branche in Relation stellen um zu bewerten ob diese zu hoch für die Branche ist.

Wie wird die Fluktuation beziffert?
Um die Fluktuation bewerten und beziffern zu können gibt es die Fluktuationsrate.

Personalaufwandsstruktur

Die Personalaufwandsstruktur ist ein Kennzahl die sich wie folgt errechnet:
Aufwandsart durch den gesamten Personalaufwand mal 100.

Zum Beispiel gibt es folgende Personalaufwandsarten:

– Fertigungslöhne
– Gehälter
– Hilfslöhne
– Sozialaufwand

Personalbedarf

Der Personalbedarf ergibt sich aus den Zielen und den Aufgaben eines Unternehmens.
Der Personalbedarf klärt, wie viele Mitarbeiter und deren Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt notwendig sind.
Natürlich ist auch die Persönlichkeit eines neuen Mitarbeiters wichtig – so gilt es zu klären ob, sich dieser ins Team einfügen kann und will.
Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter tragen zum Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens bei. Daher ist die Personalplanung und der daraus resultierende Personalbedarf ein zentraler Bestandteil der strategischen Unternehmensplanung.

Organisation

Die Organisation betrifft alle jene Personen, Mittel und Aktivitäten, die die Aufgabe haben, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dadurch ergibt sich der Unterschied zwischen einer Organisation und den Privatpersonen wie Hersteller, Einzelhändler und Institutionen.

Bewerberauswahlverfahren

Das Bewerberauswahlverfahren ist ein Verfahren zur Bestimmung der Personen unter den Bewerbern um eine Stelle, die für deren Besetzung am geeignetsten erscheinen (Personalwerbung).
Zum Beispiel sind Vorstellungsgespräch und Assessment Center Methoden des Auswahlverfahrens von Bewerbungen, in denen Lebenslauf und Arbeitszeugnis des Bewerbers geprüft werden

Methoden im Bewerberauswahlverfahren

In der Regel besteht die Auswahl beim Bewerberauswahlverfahren aus mehreren Verfahrensschritten, insbesondere aus einer Analyse der Bewerbung und der eingereichten Unterlagen (Lebenslauf, Schul- und Arbeitszeugnisse, Referenzen, Personalfragebogen), ferner aus Vorstellungsgespräch, Assessment Center, psychologischer Eignungsuntersuchung, psychologischen Tests und Arbeitsprobe.
Bei jeder Einstellung ist es ratsam Sorgfalt walten zu lassen, da jede Einstellung eine potentiell langfristige kosten- und leistungswirksame Investition darstellt.

Lebenslauf, Arbeitszeugnis und Co

Die Bewerber versuchen am Anfang des Auswahlverfahrens mit Lebenslauf und ( wenn vorhanden ) Arbeitszeugnis den Fuß in die Türe zu bekommen. 

Berater für das Personal

Ein Personalberater ist ein selbständiger Unternehmensberater, der sich auf die Beratung in personalwirtschaftlichen Fragen, insbesondere auf Hilfestellung bei der Suche und Auswahl externer Bewerber für offene Stellen spezialisiert. Vornehmlich mit der Suche von Führungskräften auf dem externen Arbeitsmarkt werden Personalberater betraut oder sie wirken bei der einvernehmlichen Trennung eines Unternehmens von Führungskräften mit.