Das Berichtswesen umfasst alle Steuerungs- und Kontrollsysteme eines Unternehmens, die zum Ziel haben,
Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Rentabilität desselben darzustellen. Die Qualität erstellter Berichte ist ebenso
mitentscheidend für die weitere Aufbereitung aussagekräftiger Daten wie deren anschließende Auswertung
und abgeleiteten Schlussfolgerungen, die letztendlich das Betriebsergebnis optimieren. Berichtswesen wird in
zeitgemäßem Vokabular Reporting genannt.
Bestandteile des Berichtswesens
Beginnend mit Zielstellungen (Planvorgaben) werden Kennzahlen im Soll-Ist-Vergleich aufbereitet, um sie
anschließend in Betriebsabrechnungsbögen aussagekräftig darzustellen. Dabei unterscheidet sich internes und
externes Berichtswesen: Externes sind Jahresabschluss-, Geschäftsberichte, die Handels- und steuerrechtlichen
Bestimmungen unterliegen. Das interne Reporting umfasst Rentabilitäts-, Kalkulations-, Kostenrechnungen,
Buchhaltung, Personalstruktur-, Abweichungs-, Budgetberichte sowie Kosten-Leistungsrechnungen. Bestandteile
des Berichtswesens sind aber auch Ereignisdokumentionen wie Sitzungsprotokolle, Informationsübermittlungen,
allgemeine marktspezifische Datenerhebungen und Entwicklungstrends. In Großunternehmen sowie manchen
Mittelständlern übernimmt das Controlling den Bereich Berichtswesen.
Methoden für ein modernes Berichtswesen
Grundbedingung eines effizienten Berichtswesens ist eine einheitliche Datenbasis. Ein Glossar/Nomenklatur
sorgt für die eindeutige Zuordnung relevanter Daten. Damit werden Fehlberechnungen, die zu falschen
Betriebsergebnissen führen können, vermieden. Berichte sind in zeitlichen Dimensionen zu erstellen (je nach
Anforderung Wochen-, Monats-, Quartals-, Jahresberichte, Saisonanalysen, Vorjahresgegenüberstellungen,
Prognosen).
Unterschiedliche Berichtsempfänger beachten
Berichte werden gruppiert, sortiert, verdichtet, denn sie sind nach ihren unterschiedlichen Bestandteilen für
verschiedene Empfänger, bis hin zu den Entscheidungsträgern, gedacht. Ein Hierarchiedokument legt Umgang
mit vertraulichen Daten, betriebsinterne Verwendungszwecke und Nutzerberechtigungen fest.
Aussagefähiges Berichtswesen
Datengewinnung inklusive deren anschließende Aufbereitung und Dokumentation müssen fürs Management
des Unternehmens, aber auch für Mitarbeiter, soweit es diesen betrifft, Behörden und unter Umständen auch
Kunden transparent, eindeutig und damit aussagefähig sein. Dabei unterliegt das Reporting selbst ebenfalls dem
Aspekt des Kosten-Nutzen-Denkens. Mit zu umfangreichen, detaillierten oder fürs Unternehmen irrelevanten
Datenanalysen wird das Ziel des Berichtswesens verfehlt.
Berichtswesen und Prüfsicherheit
Begriffliche Klarheit und inhaltliche Korrektheit gewährleisten hohe Prüfsicherheit gegenüber unterschiedlichen
Kontrollbehörden. Das interne Reporting setzt für den Unternehmenserfolg ebenso wahrheitsgetreue Berichte
voraus.